Comment valoriser vos ateliers en parallèle ?

L’époque de la rencontre de principe et des longs discours est révolue. Les organisateurs attendent aujourd’hui un maximum d’efficacité pour une meilleure image et une longévité accrue de leur événement. C’est pourquoi la configuration des colloques, séminaires ou conventions intègre de plus en plus souvent des moments de discours en séance plénière alternés avec des débats qui prennent la forme de sous-groupes ou d’ateliers en parallèles. Pour l’organisateur, toute la difficulté réside dans le fait qu’il faut à la fois animer mais également prendre des notes pour effectuer une restitution en séance plénière et partager ainsi l’information.

Pour la couverture écrite des ateliers ou sous-groupes, Ubiqus propose à ses clients de rédiger une note de synthèse en temps réel. Disponible à l’issue de chaque atelier, ce document a une double utilité :

– Il offre aux rapporteurs la possibilité de se consacrer pleinement au débat et de disposer d’un document qui leur servira de base pour leur restitution en séance plénière. Nos rédacteurs peuvent même aider les rapporteur à rédiger un support de restitution au format PowerPoint.

– Il complète de manière efficace le compte rendu final.

Ubiqus vu par CREANIM

Interview de Philippe Côme,
Directeur de l’agence CREANIM

CREANIM est une agence de communication spécialisée en préparation et animation de débats, de rencontres professionnelles, et d’événements. Elle fait appel à Ubiqus depuis plus de cinq ans et utilise notamment les prestations en « temps réel » proposées par Ubiqus.

Ubiqus
Comment CREANIM utilise Ubiqus ?

Philippe Côme
Les collaborateurs internes, intervenants et invités extérieurs sont de plus en plus fréquemment mis en situation de réflexion, de dialogue, raison pour laquelle nous laissons le tiers du temps d’échanges entre les intervenants plateau et les congressistes. Ces moments privilégiés nécessitent une restitution performante.
C’est ici, entre autres, qu’intervient Ubiqus, car notre métier, le direct, est incompatible avec l’approximation : il exige une préparation minutieuse, et tout autant quand l’animation doit se baser sur un travail de réflexion produit dans le cours de la rencontre elle-même.
Prendre à « la volée » un échange entre deux ou plusieurs interlocuteurs demande une culture du sujet, une rigueur dans la restitution, un esprit de synthèse à l’instant t, qu’Ubiqus a toujours su apporter aux missions que nous lui avons confiées.

Au-delà du traitement « classique » du compte rendu d’intervention, et pour répondre aux attentes de nos clients sur l’utilisation des outils de communication et d’aide à la réflexion performants, CREANIM utilise fréquemment les compétences d’Ubiqus en matière de :
– synthèse remise en temps réel en fin de rencontre, qui permet aux congressistes une lecture à chaud des temps forts
– synthèse des ateliers et mise en avant des points essentiels au service d’une animation plus performante lors d’une restitution en plénière (nous avons été jusqu’à 15 ateliers en simultané)
– mise en ligne immédiate des documents pour faciliter leur exploitation par les acteurs concernés…

Ubiqus
Quelles sont à vos yeux les qualités essentielles d’Ubiqus ?

Philippe Côme
En premier lieu, Ubiqus a toujours su nous fournir le type de prestation que nous lui demandions, que ce soit en région parisienne ou en province, ensuite les rédacteurs avec lesquels nous avons collaboré ont été efficaces, performants, discrets, et enfin les délais annoncés ont toujours été tenus.
J’oserai terminer sur une note de synthèse (nous sommes à bonne école !) pour définir le regard de CREANIM sur Ubiqus. Elle se limitera à deux mots-clés : compétence et confiance.

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