Comment bien rédiger vos documents professionnels ?
Savoir rédiger fait partie des compétences professionnelles communes à bon nombre de métiers, tous secteurs confondus. Les occasions où l’on doit rédiger au travail sont en effet nombreuses : comptes rendus, rapports, notes de synthèse, etc. Comment rédiger de manière claire, rapide et efficace pour être compris par vos différents interlocuteurs (collègues, partenaires économiques, hiérarchie…) ?
Ubiqus, le spécialiste de la rédaction de comptes-rendus vous propose 8 conseils pour rédiger vite, bien et avec aisance.
Ubiqus, le spécialiste de la rédaction de comptes-rendus vous propose 8 conseils pour rédiger vite, bien et avec aisance.
1- Maîtrisez le contenu de la réunion
Un compte rendu n’a aucune valeur s’il n’est pas exact. Les noms, les termes et surtout le jargon spécifique à l’organisation, doivent être orthographiés convenablement. Si vous rédigez un compte rendu sans l’appui d’un enregistrement audio, il vous faut prendre note des paroles échangées pendant les débats, car vous ne bénéficierez pas d’une deuxième chance.
Un bon rédacteur de compte rendu se préparera donc avant la réunion. Assurez-vous de comprendre l’ordre du jour et examinez les documents associés, tels que les comptes rendus des réunions précédentes, ainsi que les audiences et entretiens connexes.
Un bon rédacteur de compte rendu se préparera donc avant la réunion. Assurez-vous de comprendre l’ordre du jour et examinez les documents associés, tels que les comptes rendus des réunions précédentes, ainsi que les audiences et entretiens connexes.
Dans la pratique...
Sur la base des documents préparatoires, vous pouvez élaborer un glossaire de noms et de termes. Cet outil rendra la prise de notes plus rapide et plus précise, ce qui facilitera d'autant la rédaction de votre compte rendu final.
Sur la base des documents préparatoires, vous pouvez élaborer un glossaire de noms et de termes. Cet outil rendra la prise de notes plus rapide et plus précise, ce qui facilitera d'autant la rédaction de votre compte rendu final.
2- Prévoyez le temps nécessaire
Accordez suffisamment de temps à la préparation, à la réunion proprement dite et à la rédaction du compte rendu. Essayez de rédiger vos notes pendant que le contenu de la réunion est encore frais à l’esprit. Les rédacteurs professionnels rédigent généralement leurs comptes rendus dans les heures qui suivent l’assemblée, ou s’assurent de le faire dans les 48 heures après la fin de celle-ci. Un compte rendu de réunion établi promptement a davantage de chances d’être non seulement plus exact, mais aussi plus efficace.
Dans la pratique...
Vous pouvez être confrontés à la nécessité de diffuser un document en urgence après une réunion. La rédaction en Temps Réel, prestation exclusive des rédacteurs Ubiqus vous permet de disposer de la synthèse de votre réunion, 3 minutes à peine après la fin des débats.
Vous pouvez être confrontés à la nécessité de diffuser un document en urgence après une réunion. La rédaction en Temps Réel, prestation exclusive des rédacteurs Ubiqus vous permet de disposer de la synthèse de votre réunion, 3 minutes à peine après la fin des débats.
3- Organisez-vous pour mener à bien la prestation
Par rapport à la réunion même, assurez-vous de connaître le lieu où vous devez vous rendre. En tant que rédacteur de compte rendu, il n’y a rien de pire que d’arriver précipitamment à une réunion, à la dernière minute (si ce n’est d’arriver en retard !). Prévoyez suffisamment de temps pour prévenir les retards de train et les embouteillages, et veillez à disposer d'un délai de sécurité avant la réunion. Au moment de la réunion, prenez place là où vous pourrez voir et entendre clairement les échanges. Préparez votre matériel: ordinateur portable ou bloc note, enregistreur audio (le cas échéant), ordre du jour.
4- Affichez une neutralité totale
Une bonne réunion rassemble souvent des personnes aux idées intéressantes et ayant beaucoup à dire, ce qui peut parfois entraîner des débats controversés. En tant que rédacteur, vous devez veiller à prendre des notes de façon neutre et objective et vous ne devez pas prendre parti dans votre compte rendu. D’un point de vue purement pratique, le rédacteur ne doit pas participer au débat car il doit être perçu par les autres participants comme étant objectif. Dans l’idéal, la personne qui prend des notes ne doit par ailleurs avoir aucun intérêt personnel dans l’issue de la réunion.
5- Comme un bon jardinier, sachez quand élaguer
De bonnes notes de réunion se caractérisent par le juste équilibre entre le traitement approfondi de sujets complexes et la synthèse concise des répétitions. Certes, la prise de notes nécessite d'être rapide mais ce n’est pas l’aptitude la plus importante : un bon rédacteur sait également quand ne pas taper ou écrire.
La quantité d’informations que le rédacteur intègre, ce qu’Ubiqus désigne par le « détail de compte rendu », doit varier en fonction des destinataires du compte rendu et de l'utilisation qui va en être faite. Transcription littérale ou résumé très concis, ce choix doit être convenu à l’avance avec l’organisation.
La quantité d’informations que le rédacteur intègre, ce qu’Ubiqus désigne par le « détail de compte rendu », doit varier en fonction des destinataires du compte rendu et de l'utilisation qui va en être faite. Transcription littérale ou résumé très concis, ce choix doit être convenu à l’avance avec l’organisation.
6- Utilisez un modèle cohérent
La présentation du compte rendu de réunion n’a pas besoin d’être sophistiquée mais elle doit être bien conçue par rapport à l'objectif du document. Le modèle utilisé par le rédacteur doit également faciliter la localisation d’informations importantes et montrer de la cohérence tout au long d’une suite de réunions. Il faut également valider le style de rédaction (niveau de formalisme, utilisation ou non d'abréviations...)
7- La touche finale de votre document : la relecture
Supposons que vous soyez le rédacteur. Après avoir tapé le point final, vous relisez votre propre travail. Le document est-il finalisé ? Non. À ce stade, vous n’êtes plus la meilleure personne pour passer en revue le compte rendu, quel que soit votre niveau d’expertise, vous avez besoin d’un relecteur. Travaillant en partenariat avec les rédacteurs, les relecteurs évaluent
si le compte rendu est clair, facile à lire, dépourvu de fautes typographiques et s’il est conforme au modèle convenu. Ils vérifient également que l’orthographe des noms et des termes est exacte.
si le compte rendu est clair, facile à lire, dépourvu de fautes typographiques et s’il est conforme au modèle convenu. Ils vérifient également que l’orthographe des noms et des termes est exacte.
8- Faites appel à des professionnels
Réunion complexe ou programmée à la dernière minute ? Les rédacteurs d'Ubiqus rédigent à votre place.
Découvrez dès maintenant notre offre de services rédaction.
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